寫情況說明時，應當遵循以下要點：
1. 簡要概述被投訴的事件：明確陳述被投訴的事件，包括時間、地點、參與人員等基本資訊，確保讀者對事件有清晰的瞭解。
2. 詳細描述事件經過：按照時間順序詳細敘述事件的發展過程，包括具體的行為、言語或事件的細節。儘量客觀地描述，不誇大或縮小事實。
3. 引用相關證據：如有證據支援自己的陳述，應在情況說明中引用。可以包括書面檔案、錄音、視訊等，證明自己的行為或證人的證言，有助於證明自己的清白。
4. 表達自己的觀點和看法：在情況說明中，表示自己對事件的理解和觀點。可以解釋自己的意圖、行為，澄清誤解或誤傳的內容。
5. 陳述對事件的反應和解決辦法：說明自己被投訴後的態度和行動，如是否主動與投訴方進行溝通、嘗試解決問題的方式等。並且，可以提出自己對於事件的解決辦法或改進措施，展現自己的積極態度和責任心。
6. 語言清晰簡明：用簡單、流暢、條理清晰的語言寫作，保持表述的準確性。避免主觀、情緒化的語氣，注意遣詞用語得當。
7. 結尾總結：在情況說明的結尾，可以總結一下自己的立場和期望，表示希望能夠得到公正的處理和解決。
8. 校對和修改：寫完情況說明之後，進行仔細的校對和修改，確保語言通順、無錯別字或語法錯誤，使之呈現出專業、嚴謹的形象。
最後，應當及時將情況說明遞交給相關的人員或機構，以便他們瞭解和處理投訴事宜。
